Privacyverklaring Casey AI
Versie 1.3 — 29 oktober 2026
1. Wie zijn wij en welke rol hebben wij?
Casey AI (caseyai.nl en de apps voor iOS en Android) wordt aangeboden door Arslan & Partners B.V., Schiedamsedijk 60 A, 3011 EH Rotterdam (“wij”).
- Verwerkingsverantwoordelijke zijn wij voor uw account-, gebruiks-, beveiligings- en factuurgegevens.
- Verwerker zijn wij voor de inhoud die een advocatenkantoor of andere organisatie (en haar gebruikers) in Casey AI zet over eigen cliënten en zaken, zoals vragen, dossiers en documenten. Het kantoor is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van het kantoor en volgens de verwerkersovereenkomst die wij met het kantoor sluiten. Wilt u als cliënt van een kantoor uw rechten uitoefenen, wendt u zich dan tot dat kantoor.
2. Welke gegevens verwerken wij?
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, rol, wachtwoord-hash en gegevens voor tweestapsverificatie (authenticator-app, passkeys).
- Inhoud: uw vragen en gesprekken, de antwoorden, en de dossiers, documenten en audio-/videobestanden die u uploadt.
- Apparaat- en gebruiksgegevens: sessies, ingelogde apparaten, push-token (alleen voor de melding dat een antwoord klaar is; die melding bevat geen inhoud), IP-adres en beveiligingslogboek.
- Factuurgegevens: organisatie, contactpersoon, abonnement en betalingen.
Wij gebruiken geen advertentie- of trackingtechnologie en verkopen geen gegevens. Zie ook ons cookiebeleid.
3. Waarvoor en op welke grondslag?
| Doel | Grondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Leveren van de dienst: account, juridisch onderzoek, antwoorden met bronnen | Uitvoering van de overeenkomst (voor kantoorinhoud: in opdracht van het kantoor) |
| Service-e-mails (inlogcodes, meldingen) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beveiliging, misbruikpreventie en auditlog | Gerechtvaardigd belang |
| Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting |
4. AI-verwerking en ontvangers
Om uw vraag te beantwoorden sturen wij de vraag en de benodigde context naar de hieronder per categorie beschreven dienstverleners. In de apps vragen wij hiervoor eerst uw toestemming; u kunt de uitleg daarna in Instellingen terugvinden. Namen en andere herkenbare persoonsgegevens in uw vraag worden waar mogelijk vóór verzending automatisch afgeschermd; dat is een maatregel die niet in alle gevallen alles herkent.
| Ontvanger (verwerker) | Welke gegevens en waarvoor | Vestiging |
|---|---|---|
| Externe aanbieders van AI-taalmodellen (verwerkers) | Uw vraag, eerdere berichten in het gesprek en relevante passages uit documenten en dossiers die u toevoegt, om antwoorden op te stellen en juridisch onderzoek te doen; bij storing neemt een uitwijkaanbieder dit over | Verenigde Staten en EU |
| Externe aanbieder van privacyfiltering en tekstherkenning (verwerker) | Tekst van uw vraag om persoonsgegevens te herkennen en af te schermen; geüploade documenten voor tekstherkenning (OCR) | EU |
| Externe aanbieder van tekstvectoren (verwerker) | Tekstfragmenten uit uw documenten en uw zoekvraag, om bronnen te doorzoeken en te rangschikken | Verenigde Staten |
| Externe spraakherkenningsdienst, met uitwijkdienst (verwerkers) | Audio die u inspreekt of uploadt (audio/video), voor transcriptie | Verenigde Staten |
| E-maildienstverlener (verwerker) | Verzenden van service-e-mails | EU |
| Hosting- en opslagdienstverlener (verwerker) | Hosting, database en bestandsopslag | Duitsland (EU) |
Met al deze dienstverleners is een verwerkersovereenkomst gesloten; zij verwerken uw gegevens uitsluitend in onze opdracht. Wij gebruiken alleen zakelijke diensten waarbij de AI-dienstverlener zich verbindt om de gegevens die wij aanleveren niet te gebruiken voor het trainen van zijn modellen, en de gegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor het leveren van de dienst. Bronnen (wetgeving en rechtspraak) halen wij uit onze eigen juridische kennisbank; daarin worden geen gegevens van u opgeslagen.
Een actueel overzicht van alle verwerkers en subverwerkers is op verzoek verkrijgbaar via privacy@caseyai.nl.
5. Doorgifte buiten de EU
Uw gegevens worden opgeslagen in Duitsland (EU). Een deel van de AI-dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten. Doorgifte naar die landen vindt alleen plaats met passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (voor de Verenigde Staten het EU-VS Data Privacy Framework, voor zover de dienstverlener daaronder is gecertificeerd) of anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van de relevante waarborgen kunt u opvragen via privacy@caseyai.nl.
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
- Gesprekken: tot u ze verwijdert. Verwijderde gesprekken staan 90 dagen in de prullenbak en worden daarna automatisch definitief gewist, inclusief bijbehorende bestanden.
- Account: na een verwijderverzoek direct geblokkeerd en overal uitgelogd; na 7 dagen worden het account, de gesprekken en het geheugen definitief gewist of geanonimiseerd. Dossiers en documenten in een organisatie met collega’s blijven bij het kantoor; bij een account zonder collega’s worden ook die gewist. Back-ups: tot ongeveer 6 maanden.
- Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
- Beveiligingsauditlog: 30 dagen (diagnostische meldingen), 90 dagen (informatieve gebeurtenissen) of 1 jaar (waarschuwingen en beveiligingsincidenten).
- Technische serverlogboeken (o.a. IP-adressen): maximaal 4 weken.
7. Uw rechten
U hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Stuur uw verzoek naar privacy@caseyai.nl; wij reageren binnen een maand. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen, waaronder versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie, scheiding van gegevens per organisatie, het afschermen van persoonsgegevens vóór verwerking door AI-dienstverleners en het vastleggen van beveiligingsrelevante gebeurtenissen.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie en de datum staan altijd op deze pagina; bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers vooraf.
Arslan & Partners B.V. · Schiedamsedijk 60 A, 3011 EH Rotterdam · KvK 65641922 · support@caseyai.nl · privacy@caseyai.nl